Digitaal ondertekenen in 4 stappen
Digitaal ondertekenen is een oplossing dat goed is voor zowel business als milieu. Vaak is het zetten van een handtekening onder een document de laatste handeling die vereist is om een en ander in werking te zetten, maar voordat het zover is zijn veel organisaties gewend aan het heen en weer schuiven van dikke pakken papier. Het gevolg: een ellenlang proces dat flink wat kosten met zich mee kan brengen. Daar kun je eenvoudig zelf verandering in aanbrengen.
Waarom zou je kiezen voor digitaal ondertekenen?
Handtekeningen verzamelen op papier kan lang duren en teveel beslag leggen op je medewerkers. Het is kostbaar, bewerkelijk en inefficiënt. Digitaal ondertekenen biedt veel voordelen:
Lagere kosten
Als je kiest voor digitaal ondertekenen maak je voortaan geen kosten meer voor papier, verwerking en verzending. De afhandeling is snel, dus het aantal uren dat je medewerkers eraan besteden gaat bovendien flink omlaag.
Sneller werken
Omdat je niet langer hoeft te wachten op papieren handtekeningen en voortaan onafhankelijk bent van externe partijen als PostNL, kun je direct het ondertekenproces afhandelen. Daar hebben alle betrokken partijen, zoals bij het sluiten van een overeenkomst, baat bij.
Efficiënter werken
Door het proces van ondertekening volledig te automatiseren, vereist het minder inspanning en wordt de kans op foutjes door mensenwerk nihil. Handmatig gegevens invoeren is verleden tijd. Je houdt continu overzicht en kunt anderen herinneren aan hun taken, waardoor het proces eenvoudig en snel wordt voltrokken.
Milieuvriendelijk
Printen, kopiëren en in veelvoud uitdelen is niet meer van deze tijd. Er worden al genoeg bomen gekapt: door te kiezen voor digitaal ondertekenen draag je in elk geval niet verder bij aan de belasting van het milieu.
Rechtsgeldig
Deze digitale handtekening staat juridisch gelijk aan de zogenoemde ‘natte handtekening’. Je weet met het gebruik van Effytool zeker dat je organisatie zich aantoonbaar aan alle richtlijnen van de omgang met persoonsgegevens (AVG/GDPR) houdt. Weer een zorg minder dus.
Hoe verloopt digitaal ondertekenen?
Het proces van digitaal documenten laten ondertekenen bestaat uit 4 stappen:
Stap 1: document uploaden
Je uploadt het document naar keuze. Dat kan als Word-bestand of PDF, waarbij je geadresseerden selecteert. Je kunt een medewerker of een relatie selecteren als ondertekenaar, tot wel 10 personen. Ook bepaal je op welke manier de verificatie gaat plaatsvinden. Dit kan door middel van een SMS, via e-mail, iDEAL of iDIN. Als de gebruiker kiest voor iDEAL, gaat hij akkoord met een overboeking van € 0,01 om zijn identiteit te bevestigen. In het geval van iDIN wordt hem gevraagd om in te loggen in zijn eigen bankier omgeving door middel van een pincode, vingerafdruk of gezichtsherkenning. Via SMS of e-mail ontvangt hij een code om te bevestigen.
Stap 2: document versturen
Je kunt instellen hoe, wanneer en naar wie het document moet worden verstuurd, bijvoorbeeld tegelijkertijd naar alle betrokken partijen of in een bepaalde volgorde. Verzending vindt plaats via e-mail of API. De ontvanger krijgt meteen bericht.
Stap 3: document ondertekenen
Elke ondertekenaar ontvangt een bericht met de uitnodiging tot ondertekenen (een verzoek om een link aan te klikken). Wanneer het document is geopend, kan getekend worden op een tablet, laptop of mobiele telefoon. Dit kan altijd en overal: indien gewenst is ondertekenen op locatie ook mogelijk.
Stap 4: document retour
Ook heb je van tevoren kunnen instellen welke partijen het document, voorzien van alle benodigde handtekeningen, moeten ontvangen. Nadat iedereen heeft getekend wordt de definitieve versie uiteindelijk automatisch verspreid. Dit document, bijvoorbeeld een transactie, is rechtsgeldig en voldoet aan alle wettelijke eisen.
Veilig en snel proces
Digitaal ondertekenen maakt een eind aan de rompslomp: met één druk op de knop kun je nu altijd en overal een document rechtsgeldig maken. De ondertekenaar kan met zijn telefoon, tablet of laptop deze digitale handtekening zetten, die juridisch gelijk staat aan een handtekening op papier. Of je organisatie nu klein of groot is: deze manier van werken betekent een behoorlijke besparing van geld en tijd ten opzichte van je huidige werkwijze. Voortaan is de afhandeling veilig, gemakkelijk en snel.
In dit filmpje krijg je uitleg over digitaal ondertekenen van onze partner ondertekenen.nl
Wel 10 ondertekenaars
Effytool geeft je de mogelijkheid om tot 10 ondertekenaars aan te wijzen, die allemaal geautomatiseerd een verzoek en eventueel herhaald verzoek tot tekenen ontvangen. Wanneer zij gereageerd hebben, wordt deze actie automatisch naar jou en eventueel collega’s gecommuniceerd.
Automatisch versturen
Je bepaalt wie zijn handtekening moet zetten en kunt dat verzoek digitaal verspreiden, maar ook het versturen van het getekende document kan volledig automatisch worden ingesteld. Wie moet het document zien wanneer het getekend is? Je bepaalt zelf, en kunt tussendoor wijzigen met een bijgevoegde toelichting, wie een handtekening zet en wie de definitieve versie onder ogen krijgt. Je kunt ook tijdens het proces extra ontvangers selecteren aan wie het ondertekende document wordt verzonden.
Op tijd retour
Zeker wanneer je organisatie veel documenten verstuurt kun je door deadlines overspoeld worden. Met digitaal ondertekenen hoef je niet meer zelf de klok in de gaten te houden. Met deze tool krijg je gegarandeerd alle documenten op tijd ondertekend terug, wat je bedrijfsprocessen flink versnelt. Voor het geval dat ondertekenaars zich onvoldoende haasten kan van tevoren een automatische herinnering worden ingesteld.
Minder foutgevoelig
Omdat er minder handmatige handelingen plaatsvinden, is deze manier van werken minder foutgevoelig dan het traditionele ondertekenen. De instellingen worden door medewerkers aangepast maar het systeem zelf is waterdicht, dus ook goed te gebruiken voor documenten met een gevoelige inhoud.
Extra opties
Met behulp van onze slimme tool sla je niet alleen het tijdrovende aspect van bijvoorbeeld contracten aan andere partijen voorleggen over, maar heb je bovendien extra mogelijkheden, zoals het toevoegen van contractpartijen en het invoegen van parafen aan het document. In het dashboard wordt de status van het ondertekenen gemonitord en kunnen meerdere collega’s tegelijkertijd zaken aanpassen.
Overzicht met het dashboard
Het gebruik van Effytool biedt niet alleen gemak, maar ook een beter overzicht: in het dashboard wordt er precies voor je bijgehouden wie welk document heeft bekeken, of er afgewezen of getekend is en waar het document vervolgens naartoe moet worden gestuurd. De voortgang van uitstaande verzoeken wordt bewaakt en de ondertekenstatus is op elk moment te volgen door alle aangewezen medewerkers. Per ondertekenaar is een statusvoortgang beschikbaar.
Effytool helpt organisaties sneller, efficiënter en prettiger te werken. Benieuwd naar onze mogelijkheden om digitaal je documenten te laten ondertekenen? Vraag een gratis live demo aan